Copie de sauvegarde au sens de l’arrêté du 22 mars 2019 sur la copie de sauvegarde

La copie de sauvegarde est une copie de la réponse dématérialisée qui a été transmise par voie électronique par le candidat ou le soumissionnaire. Elle se substitue, sous conditions, à l’envoi effectué par voie électronique.

Le candidat ou le soumissionnaire peut faire parvenir une copie de sauvegarde qui doit arriver dans les délais prévus pour la remise des candidatures ou des offres. En revanche l’acheteur ne peut l’y obliger.

La copie de sauvegarde est transmise à l’acheteur sur support papier ou sur support physique électronique comme un CD-Rom ou une clé USB. Elle peut être envoyée par voie postale avec accusé de réception ou remise à l’adresse de l’acheteur et faire l’objet d’un récépissé.

Le pli comportant cette copie de la réponse doit comporter la mention « copie de sauvegarde » et ne peut être ouverte que dans les cas limités suivants :

1° Lorsqu’un programme informatique malveillant est détecté dans les candidatures ou les offres transmises par voie électronique. La trace de cette malveillance doit être conservée ;

2° Lorsqu’une candidature ou une offre électronique est reçue de façon incomplète, hors délais ou n’a pu être ouverte, sous réserve que la transmission de la candidature ou de l’offre électronique ait commencé avant la clôture de la remise des candidatures ou des offres.

Lorsqu’un programme informatique malveillant (virus, …) est détecté dans la copie de sauvegarde, celle-ci est écartée par l’acheteur.

Lorsque la copie de sauvegarde est ouverte, elle est conservée conformément aux articles R. 2184-12, R. 2184-13, et R. 2384-5 du code de la commande publique.

Lorsque la copie de sauvegarde n’est pas ouverte ou a été écartée elle est détruite.

Source : Arrêté du 22 mars 2019 fixant les modalités de mise à disposition des documents de la consultation et de la copie de sauvegarde - NOR: ECOM1831545A (constitue l'annexe 6 du code de la commande publique).

Copie de sauvegarde (Guide « très pratique » de la dématérialisation pour les entreprises)

Source : Guide "très pratique" de la dématérialisation des marchés publics pour les opérateurs économiques au 1er octobre 2018.

Le profil d’acheteur

E 12. Une copie de sauvegarde : quel intérêt avec la dématérialisation ?

La dématérialisation ne met pas fin à l’intérêt de la copie de sauvegarde, qui peut être transmise dans un format numérique, par exemple sur une clé USB.

La copie de sauvegarde est une précaution, notamment pour les premières expériences de dématérialisation. L’arrivée de l’offre complète après l’heure de clôture, même pour une minute, la rend irrecevable.

Si la difficulté ou le temps nécessaire à la remise de l’offre ont été mal anticipés, la copie de sauvegarde permet de rattraper cette difficulté. Si un virus est trouvé à l’ouverture du pli par l’acheteur, ce dernier pourra utiliser la copie de sauvegarde. A défaut, l’offre n’est plus utilisable.

E 13. Comment utiliser la copie de sauvegarde ?

Celle-ci devant parvenir, comme l’offre normale, au plus tard avant la clôture de la consultation, il faut donc anticiper. Elle peut être remise contre récépissé à l’adresse indiquée par l’acheteur dans les documents de la consultation, ou transmise en recommandé avec accusé de réception par la Poste.

Elle a principalement un format numérique, par exemple une clé USB ou un CD. Si elle n’est pas utilisée, elle sera détruite par l’acheteur à la fin de la procédure.

Les échanges dématérialisés entre l’acheteur et les entreprises candidates

E 42. Une offre peut-elle être doublée par une copie de sauvegarde ?

Candidatures et offres électroniques peuvent être doublées d’une copie de sauvegarde. Cela peut notamment constituer une sécurité, en particulier pour les entreprises situées en zone blanche, qui doivent se déplacer pour remettre leur offre à partir d’une zone couverte par Internet.

La copie de sauvegarde doit être identifiée comme telle, pour ne servir que dans les cas où la version transmise par la voie électronique ne pourrait pas être utilisée.

E 43. Qu’est-ce qu’une copie de sauvegarde ?

C’est une copie de la réponse électronique destinée à se substituer, en cas d’anomalies ou de difficultés limitativement énumérées (10), aux dossiers des candidatures et des offres transmis par voie électronique (11).

Elle peut être sur support physique électronique (CD-Rom, DVD-ROM, clé USB). Les formats sont précisés dans les documents de la consultation.

Elle n’est ouverte que dans les cas où la version transmise par la voie électronique ne pourrait pas être utilisée.

(10) l’article 7 de l’arrêté du 14 décembre 2009

(11) Article 41 III, article 6 et suivants de l’arrêté du 14 décembre 2009.

E 44. Quand transmettre une copie de sauvegarde ?

Parallèlement à l’envoi électronique, vous pouvez faire parvenir à l’acheteur, dans le même délai imparti, une copie de sauvegarde. Vous avez toujours le droit d’envoyer une copie de sauvegarde. Les acheteurs peuvent utilement rappeler cette faculté dans un règlement de la consultation.

E 45. Comment transmettre une copie de sauvegarde ?

Cette copie est transmise sous pli par voie postale ou par dépôt chez l’acheteur. Ce pli, fermé, doit mentionner « copie de sauvegarde » de manière claire et lisible, porter également le nom de l’opérateur économique candidat et l’identification de la procédure concernée.

L’acheteur public doit pouvoir identifier la copie s’il devait l’ouvrir ou, au contraire, la détruire sans l’ouvrir à la suite du rejet d’une candidature.

Les documents de la copie de sauvegarde sont soumis aux mêmes obligations que ceux transmis par ailleurs : ils doivent être signés si la signature est requise.

E 46. Dans quels cas l’acheteur public ouvre-t-il la copie de sauvegarde (12) ?

Lorsque la candidature ou l’offre électronique :

• contient un programme informatique malveillant (ou « virus ») ;
• est réceptionnée hors délai, si l’acheteur dispose d’éléments tangibles montrant que le pli a commencé à être transmis avant l’échéance de fermeture de la remise des plis et si la copie de sauvegarde est, elle, parvenue dans les délais ;
• n’a pas pu être ouverte par l’acheteur.

(12) cf. l’article 7 de l’arrêté du 14 décembre 2009.

Copie de sauvegarde au sens de l’arrêté du 14 décembre 2009 relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics [abrogé]

Le candidat qui effectue à la fois une transmission électronique et, à titre de copie de sauvegarde, une transmission sur un support physique électronique ou sur un support papier doit faire parvenir cette copie dans les délais impartis pour la remise des candidatures ou des offres.

Cette copie doit être placée dans un pli scellé comportant la mention lisible de « copie de sauvegarde ».

Elle ne peut être ouverte que dans les cas mentionnés ci-dessous. Si le pli n’est pas ouvert, il est détruit à l’issue de la procédure.

La copie de sauvegarde est ouverte :

1. Lorsqu’un programme informatique malveillant est détecté dans les candidatures ou les offres transmises par voie électronique. La trace de cette malveillance est conservée.

2. Lorsqu’une candidature ou une offre a été transmise par voie électronique et n’est pas parvenue dans les délais ou n’a pu être ouverte, sous réserve que la copie de sauvegarde soit parvenue dans les délais.

Source : Arrêté du 14 décembre 2009 relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics [abrogé]