Echanges dématérialisés
E 22. A partir du 1er octobre 2018 l’ensemble des échanges devront être dématérialisés, qu’est-ce que cela signifie ?
Dès 25 000 € HT ( 40 000 € HT depuis le 01/01/20), tous les échanges pendant la procédure de passation d’un marché public devront être dématérialisés.
Concrètement cela recouvre :
- la mise à disposition des documents de la consultation ;
- la réception des candidatures et des offres ;
- tous les échanges avec l’entreprise (questions/réponses) ;
- les notifications des décisions (lettre de rejet, etc.).
La signature électronique n’est pas encore obligatoire. En cas de signature manuscrite du contrat, il est nécessaire de le transmettre par voie électronique. L’acheteur peut demander une signature électronique, ce qui facilite la transmission électronique.
E 23. Sans attendre le 1er octobre 2018, l’acheteur peut-il m’imposer la dématérialisation ?
Oui : les textes de la commande publique prévoient que l’acheteur peut imposer la transmission des candidatures et des offres par voie électronique. Les documents de la consultation doivent le mentionner explicitement.
De même si l’entreprise choisit de transmettre sa candidature et son offre par voie électronique, à quelques exceptions près, l’acheteur est tenu de les accepter, même s’il a prévu des offres « papier ».
E 24. Où s’organisent les échanges dématérialisés entre l’acheteur et les entreprises ?
Les textes de la commande publique imposent le recours obligatoire au profil d’acheteur pour la mise à disposition des documents de la consultation et la publication des données essentielles.
Il est fortement recommandé que les autres échanges soient réalisés via le profil d’acheteur afin de respecter les obligations de confidentialité et de sécurité des transactions (1) , mais également pour permettre de conserver une traçabilité et un horodatage.
(1) Article 42 II du décret n°2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics.
E 25. Une plateforme de dématérialisation c’est obligatoirement un profil d’acheteur ?
Pour la commande publique, le profil d’acheteur est « la plateforme de dématérialisation permettant notamment aux acheteurs de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique et de réceptionner par voie électronique les documents transmis par les candidats et les soumissionnaires (2) ».
Une plateforme de dématérialisation ne peut être n’importe quel site internet. Elle doit intégrer les fonctionnalités minimales (en termes d’échanges, d’identification, de sécurité et de traçabilité) permettant aux acteurs de passer un marché dématérialisé.
Juridiquement, le recours au profil d’acheteur n’est obligatoire que pour la mise en ligne des documents de la consultation et la publication des données essentielles. En pratique, le profil d’acheteur offre des fonctionnalités bien plus nombreuses.
Pour plus d’informations, accédez à la fiche dédiée au profil d’acheteur.
(2) Article 31 du décret n°2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics.
E 26. Quels marchés sont concernés par la mise en ligne des documents de la consultation ?
A partir du 1er octobre 2018, toutes les procédures dont la valeur estimée du besoin est égale ou supérieure à 25 000 € HT et pour lesquelles un avis de publicité a été publié (JOUE, BOAMP, JAL, publicité adaptée, …) sont concernées par cette obligation.
E 27. Comment trouver les documents de la consultation (DC) ?
Les documents relatifs aux consultations lancées par les acheteurs sont accessibles gratuitement et directement sur les profils d’acheteurs. Cela signifie que vous n’avez pas l’obligation de vous identifier pour télécharger les documents de la consultation.
Toutefois, en vous identifiant, vous pourrez être informée lorsque les acheteurs modifieront l’un des documents (3). Vous pouvez ainsi mentionner le nom de la personne chargée du téléchargement et une adresse électronique valide.
Un lien direct vers les documents de la consultation doit être intégré aux avis de publicité.
(3) Par l’envoi d’un mail automatique.
E 28. Comment trouver les documents de la consultation (DC) en procédure restreinte, négociée ?
Les acheteurs doivent informer électroniquement les candidats sélectionnés des moyens par lesquels ils peuvent accéder aux DC sur le profil d’acheteur et remettre leur proposition.
E 29. Quand puis-je télécharger les documents de la consultation (DC) ?
Ils doivent être disponibles sur le profil d’acheteur à la date de la publication de l’avis de publicité. Il est possible de paramétrer des alertes sur les supports de publicité et profils d’acheteur.
E 30. Une mise en ligne partielle des documents de la consultation est-elle possible ?
Oui, en raison du caractère sensible ou confidentiel des informations contenues dans ces documents (4), ou de leur volume trop important. Cette information est précisée dans l’avis d’appel public à la concurrence. L’accès à ces documents doit rester gratuit.
(4) article 39 II décret n°2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics.
E 31. Que se passe-t-il en cas de modification des documents de la consultation ?
Pour les procédures formalisées, les modifications non substantielles des documents doivent être faites au plus tard 6 jours avant la date de remise des plis. Dans le silence des textes pour les MAPA, l’acheteur apprécie ce délai.
Les entreprises authentifiées sur le profil acheteur et ayant téléchargé les documents de la consultation sont informées par la messagerie de la plateforme.
E 32. Puis-je poser des questions à l’acheteur ?
Oui. Vous pouvez poser vos questions via le profil d’acheteur ou à une adresse mail mentionné par l’acheteur dans les documents de la consultation. Afin de conserver une trace de votre échange, il est recommandé de recourir au service de messagerie du profil d’acheteur.
Si une entreprise, après avoir bien lu l’ensemble des documents, pose une question et que la réponse peut avoir un impact sur l’offre, la réponse à cette entreprise est communiquée à toutes les entreprises ayant téléchargé les documents de consultation avec authentification, et doit être visible pour toutes les entreprises n’ayant pas encore téléchargé les documents.
E 33. Dois-je déposer ma réponse électronique sur un outil en particulier ?
Oui. La plateforme de dépôt de votre candidature et de votre offre sera mentionnée dans l’avis de publicité. C’est généralement un profil d’acheteur.
La plateforme doit (5) :
- être accessible à tous, mais l’authentification est nécessaire ;
- être gratuite, seuls les frais d’accès au réseau sont à la charge de l’entreprise (6) ;
- garantir l’intégrité, la confidentialité et la sécurité des transactions sur un réseau informatique accessible de façon non discriminatoire ;
- empêcher l’ouverture de la réponse électronique jusqu’à l’expiration du délai prévu.
En-dessous de 25 000 € HT, l’utilisation d’une boîte mail dédiée et l’envoi d’un accusé de réception indiquant la date et l’heure de réception peuvent suffire, mais c’est à l’acheteur de définir les moyens utilisables.
(5) Article 42 du décret 2016-360 modifié
(6) article 41 II décret n°2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics.
E 37. Quel format de documents puis-je utiliser ?
Le respect des principes de liberté d’accès à la commande publique, d’égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures, implique que l’acheteur peut choisir plusieurs formats courants et largement disponibles9, dont l’usage est répandu dans le secteur professionnel comprenant les entreprises susceptibles d’être intéressées par le marché, afin que les documents puissent être lus ou téléchargés aisément.
Les formats à privilégier sont évidemment les plus communs, les plus largement répandus. De façon plus générale, il convient de se référer aux formats cités dans le Référentiel Général d’Interopérabilité (RGI).
URL : https://www.legifrance.gouv.fr/eli/arrete/2016/4/20/PRMJ1526716A/jo. et des formats de documents révisables.
Si l’acheteur indique les formats qu’il faut utiliser dans les documents de la consultation, il faut les respecter, sauf à prouver que sa demande est discriminatoire.
(9) La notion de « largement disponible » s’apprécie au regard de la situation propre à l’ensemble des États membres et pas uniquement à celle de la France. Elle ne s’apprécie pas par rapport aux habitudes des entreprises candidates.
E 38. Comment remettre mon offre dématérialisée ?
Il vous appartient de vérifier la configuration de votre poste informatique avant tout dépôt.
Anticipez le dépôt pour éviter d’être hors délai !
Recommandations concernant la remise des plis dématérialisés :
- utiliser les formats de fichiers mentionnés dans le RC. Il s’agit de formats de fichiers largement répandus ;
- nommer les fichiers, par exemple, en précisant les noms des répertoires et des fichiers à utiliser, de façon à en faciliter ensuite le traitement ;
- la candidature et l’offre n’ont pas à être signées (sauf l’offre finale), sauf si l’acheteur l’impose.
Vérifiez bien les documents de la consultation !
E 39. Que faire si je dois compléter ou modifier mon offre ?
Vous pouvez modifier les documents que vous transmettez à l’acheteur jusqu’à la date de remise des plis. Les textes de la commande publique font toutefois obligation de transmettre l’offre en une seule fois (article 57 du décret 2016-360) et prévoient que seule la dernière offre est ouverte.
En tout état de cause, l’acheteur ne retiendra que la dernière offre reçue. Les autres offres, précédemment déposées, seront rejetées sans avoir été ouvertes. Cela implique que toute modification doit donner lieu à la transmission de l’intégralité de l’offre modifiée.
Il vous appartient de prendre vos dispositions pour anticiper une éventuelle difficulté technique de transmission.
E 40. Que se passe-t-il si mon offre arrive hors délai ?
Si un pli arrive après la date et l’heure limite fixées dans les documents de la consultation, même s’il est accessible dans le profil acheteur, le pli est considéré comme hors délai et il doit être rejeté.
E 41. Que se passe-t-il si, après le 1er octobre 2018, j’envoie une offre papier ou une clé USB ?
L’offre est irrégulière sauf :
- si la dématérialisation n’est pas prévue car elle rentre dans les exceptions prévues par les textes ;
- s’il s’agit du doublon de la réponse électronique, sous forme de copie de sauvegarde. La copie de sauvegarde ne pourra cependant être prise en compte par l’acheteur que dans des conditions précises. Il faut en particulier que la transmission de la réponse électronique initiale ait commencé avant la fin de la consultation.
Toutefois, conformément aux textes, l’offre peut être régularisée. Mais l’acheteur n’est jamais obligé de régulariser une offre. Il faut donc éviter ce risque.
E 47. Que se passe-t-il après le dépôt de mon offre ?
Vous recevrez un accusé de la réception de votre dépôt comprenant les informations suivantes :
- l’identification de l’entreprise auteur du dépôt ;
- le nom de l’acheteur ;
- l’intitulé et l’objet de la consultation concernée ;
- la date et l’heure de réception des documents ;
- la liste détaillée des documents transmis.
E 48. Est-ce que je peux continuer à utiliser la voie dématérialisée après la phase de passation du marché ?
Oui, sous réserve que l’acheteur l’ait prévu dans le contrat expressément, puisque ce n’est pas obligatoire. Le profil d’acheteur peut alors également être utilisé, pour tous les échanges qui peuvent intervenir pendant l’exécution ou pour la transmission de documents, comme par exemple les modifications (avenants notamment) ou les bons de commande, les ordres de services.
Source : Guide "très pratique" de la dématérialisation des marchés publics pour les opérateurs économiques au 1er octobre 2018.
MAJ 02/07/18
Textes
Article 56 de l’ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics
Articles 41, 49 et 107 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics
Article 34 du décret no 2016-86 du 1er février 2016 relatif aux contrats de concession
Arrêté du 14 avril 201 7 relatif aux données essentielles dans la commande publique
Arrêté du 14 avril 2017 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d’acheteurs – NOR: ECFM1637253A
Arrêté du 14 décembre 2009 relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics – NOR: ECEM0929046A
Voir également
Dématérialisation des marchés publics (QE no 14607, Rep. Min. JO Sénat)