Profil d’acheteur – Fonctions de la plateforme de dématérialisation

Profil d’acheteur ou plateforme de dématérialisation
Profil d’acheteur – Signature électronique

Qu’est ce qu’un profil d’acheteur ?

Le profil d’acheteur est un site Internet, souvent appelé « plateforme de dématérialisation » voire « place de marché », accessible en ligne par l’intermédiaire du réseau Internet. Il centralise les outils nécessaires à la dématérialisation des procédures de passation et les met à disposition des acheteurs et des entreprises candidates ou soumissionnaires. Il mentionne l’adresse à laquelle le DCE est téléchargeable par les entreprises.

Pour les acheteurs, il centralise la dématérialisation et l’open data des contrats. Il permet la mise en ligne et le téléchargement sécurisé des dossiers de consultation, recevant candidatures et offres électroniques. Sauf exceptions, dès que le besoin atteint 40 000 € HT, tous les échanges doivent être dématérialisés, incluant mise à disposition des documents de consultation et réception des candidatures et offres.

Le site d’un acheteur ne peut être qualifié de profil d’acheteur que s’il offre l’accès à des fonctionnalités minimales et réglementées.

L’accès à une plateforme de dématérialisation des marchés publics est gratuit pour les entreprises souhaitant répondre aux appels d’offres.

Par exemple la PLACE est la plate-forme de dématérialisation des procédures de marché de l’Etat (www.marches-publics.gouv.fr).

« PLACE est la plateforme de dématérialisation des procédures de marché de l’Etat. Elle permet aux entreprises de consulter et répondre aux consultations émanant des services de l’Etat en administration centrale et en services déconcentrés, des établissements publics de l’Etat et des organismes, des autorités publiques indépendantes, des autorités administratives indépendantes, des groupements d’intérêt public, des groupements d’intérêt économique investis d’une mission de service public d’intérêt national, des organismes de sécurité sociale, de l’Union des caisses nationales de sécurité sociale et de la Caisse des Dépôts et Consignations« .

Il permet généralement d’effectuer des recherches multicritères d’avis de marchés :

  • par lieux d’exécution (régions, départements),
  • par catégorie (marché de travaux, fournitures ou services),
  • par mots clés,
  • par mots descripteurs,
  • par entité publique,
  • par référence de consultation attribuée par l’acheteur,
  • pour des marchés publics réservés (ESAT, entreprises adaptées, SIAE, EESS, insertion par l’activité économique, …),
  • par dispositions relatives aux considérations environnementales, date limite de remise des plis, …

Cadre juridique du profil d’acheteur

Une obligation légale pour les communications et les échanges d’informations de la procédure de passation d’un marché

Communications et les échanges d’informations et profil d’acheteur

L’article L. 2132-2 du code de la commande publique impose que « les communications et les échanges d’informations effectuées dans le cadre de la procédure de passation d’un marché sont réalisés par voie électronique, selon des modalités et sous réserve des exceptions prévues par voie réglementaire».

Définition et fonctions du profil d’acheteur dans la commande publique

L’article R. 2132-3 du code de la commande publique, l’article R. 2332-5 et  l’article R. 3122-10 du code de la commande publique le définissent comme suit « Le profil d’acheteur est la plateforme de dématérialisation permettant notamment aux acheteurs de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique et de réceptionner par voie électronique les documents transmis par les candidats et les soumissionnaires. ».

L’annexe n° 7 du code de la commande publique fournit les fonctionnalités et exigences minimales des profils d’acheteurs (Arrêté relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d’acheteurs).

Derrière cette définition se cachent deux fonctions essentielles du profil d’acheteur :

  • La mise à disposition des documents de consultation (règlement de la consultation, cahier des charges, etc.)
  • La réception électronique des candidatures et des offres des entreprises

Obligatoire au-delà de 40 000 € HT, le profil d’acheteur vise à dématérialiser l’ensemble de la procédure de passation des contrats publics, de la publicité de l’avis d’appel à la concurrence jusqu’à la notification du marché ou de la concession. Il s’inscrit pleinement dans l’objectif de modernisation et de simplification des achats publics porté par les textes européens.

Un outil au service de la dématérialisation des contrats publics

L’émergence du profil d’acheteur trouve son origine dans les directives européennes relatives aux marchés publics, qui prônent le recours aux moyens de communication électroniques. Selon la directive 2014/24/UE, « l’emploi de moyens de communication électroniques permet d’économiser du temps. Par conséquent, il convient de prévoir une réduction des délais minimaux en cas d’utilisation de ces moyens électroniques« .

Concrètement, la mise en place d’une plateforme électronique comme le profil d’acheteur doit permettre:

  • Une plus grande rapidité et réactivité dans les procédures
  • Une diminution des coûts liés à la gestion du papier
  • Une meilleure traçabilité des échanges

C’est pourquoi l’article R2132-7 du Code de la commande publique précise que toutes les communications et tous les échanges d’informations lors de la passation d’un contrat public doivent se faire par le biais du profil d’acheteur.

Sur le plan technique, le profil d’acheteur est soumis à des exigences précises définies par l’arrêté du 22 mars 2019 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d’acheteurs . Il doit notamment permettre un horodatage précis des dépôts de candidatures et d’offres, avec mention des remises hors délai. Le profil d’acheteur doit également garantir la sécurité et la confidentialité des échanges.

Les différents modèles de mise en œuvre

Schématiquement, il existe deux grands modèles de mise en œuvre des profils d’acheteur:

  • Le modèle d’externalisation: l’acheteur public fait appel à un prestataire privé chargé d’héberger et de gérer le profil d’acheteur. C’est le cas le plus fréquent.
  • Le modèle d’internalisation: la collectivité assure elle-même la gestion de la plateforme en interne. Mais cette option reste rare en pratique.

Un troisième schéma est également répandu: celui de la mutualisation du profil d’acheteur entre plusieurs acheteurs publics, au sein d’un groupement d’intérêt public par exemple. Cette mutualisation permet de réaliser des économies d’échelle.

Quel que soit le modèle retenu, le profil d’acheteur constitue désormais l’outil privilégié de dématérialisation des procédures de passation des contrats publics, même s’il soulève encore de nombreuses questions juridiques.

Les problématiques juridiques soulevées par l’utilisation des profils d’acheteurs

Bien qu’incontournable dans les procédures formalisées ou non de passation des contrats publics, le profil d’acheteur n’est pas exempt de difficultés et d’incertitudes juridiques. Tant en tant que plateforme numérique qu’en tant qu’étape du processus d’achat public, le profil d’acheteur pose certaines questions délicates.

Les enjeux liés à la nature de plateforme numérique du profil d’acheteur

Tout d’abord, le profil d’acheteur en tant que plateforme internet soulève quelques problématiques spécifiques.

La question de l’unicité du profil d’acheteur

Certains acheteurs publics utilisent parfois deux profils d’acheteur en parallèle, pour différents services ou procédures de passation. Si cette pratique n’est pas explicitement interdite, elle va à l’encontre des principes de bonne gestion des deniers publics et de sécurité juridique.

L’unicité du profil faciliterait la veille et la participation des entreprises, et éviterait les confusions. Elle semble implicitement préconisée par certaines dispositions du Code de la commande publique.

Le profil d’acheteur et l’open data

Le profil d’acheteur joue également un rôle clé dans l’ouverture des données publiques sur les contrats publics. Il doit permettre la publication des « données essentielles » de passation des marchés et concessions, dans un souci de transparence.

Ces données doivent être facilement accessibles et téléchargeables, pour permettre leur réutilisation par des tiers (développeurs, citoyens…). L’enjeu d’open data est donc très lié au profil d’acheteur.

Les questions liées à la protection des données personnelles

En tant que plateforme numérique, le profil d’acheteur implique des flux de données à caractère personnel (agents, candidats, contractants publics…). Le RGPD pose donc la question de la sécurisation de ces flux et des durées de conservation, notamment en cas d’externalisation du profil.

Une articulation délicate doit être trouvée entre open data et respect de la vie privée. Cette question est appelée à se complexifier avec le développement de l’exploitation des données publiques.

Le profil d’acheteur et le processus de passation des contrats publics

Au-delà de sa dimension de plateforme, le profil d’acheteur soulève des enjeux spécifiques en tant qu’étape du processus d’achat public.

Le risque de contentieux lié aux dysfonctionnements techniques

Le bon fonctionnement technique du profil d’acheteur est essentiel au bon déroulement des procédures. Or des dysfonctionnements sont possibles, pouvant priver des candidats de la possibilité de soumissionner.

Voici quelques exemples courants de dysfonctionnements pouvant survenir sur un profil d’acheteur :

  • Indisponibilité temporaire de la plateforme, rendant impossible l’accès ou le dépôt d’une candidature, cela arrive
  • Problèmes techniques lors du téléchargement des documents de la consultation
  • Bugs ou erreurs dans les formulaires de saisie des candidatures/offres
  • Mauvaise prise en compte des documents téléversés ou corruption de fichiers
  • Horodatage défaillant des dépôts de candidatures/offres
  • Perte ou non-enregistrement d’éléments transmis par le candidat
  • Failles de sécurité ou confidentialité, fuites de documents sensibles
  • Mauvaise ergonomie, difficulté de navigation ou actions peu intuitives
  • Indisponibilité du support technique pour aider en cas de problème

La décision de référence du Conseil d’état

Les difficultés techniques sont sources potentielles de contentieux. La jurisprudence commence à fixer certaines règles, comme l’obligation de « diligences normales » pesant sur les candidats mais également la responsabilité de l’acheteur quand au fonctionnement des plateformes (CE, n° 449250, 23 septembre 2021, RATP).

Parfois l’erreur vient du soumissionnaire sans dysfonctionnement du profil d’acheteur

Exemple d’un dépôt électronique effectué sur la mauvaise consultation. Il faut choisir le bon tiroir numérique (CE, n° 469127, RVM).

Les limites de la dématérialisation « parfaite »

Certains acheteurs publics ne disposent pas encore de certificats de signature électronique. Dans ce cas, la notification des marchés ne peut se faire que par l’envoi de documents signés manuscritement.

Cette pratique montre que la dématérialisation totale se heurte encore à certaines limites techniques et juridiques. La mise en œuvre s’avère donc progressive.

Quel avenir pour le profil d’acheteur ?

En dépit des difficultés rencontrées, le profil d’acheteur demeure un instrument d’avenir, appelé à monter en puissance dans les prochaines années. Son développement devra s’accompagner d’ajustements juridiques et pratiques.

Un outil qui occupe une place centrale

Le profil d’acheteur répond à une logique globale de modernisation de l’achat public via notamment le Plan de transformation numérique de la commande publique (PTNCP 2018-2022) du ministère de l’Économie, des Finances et de la Relance. Les directives européennes poussent dans ce sens.

Par ailleurs, les acheteurs publics seront de plus en plus à l’aise avec ces outils dématérialisés. Les réticences des utilisateurs finiront par disparaître.

Enfin, le profil d’acheteur peut devenir un point d’entrée unique vers d’autres applications liées à la commande publique: dématérialisation des factures, suivi de l’exécution, archivage électronique…

Les améliorations à apporter

Pour que le profil d’acheteur devienne vraiment incontournable, plusieurs améliorations semblent nécessaires:

  • La sécurisation et la fiabilisation des plateformes, pour limiter les contentieux
  • Le renforcement de l’interopérabilité entre profils d’acheteurs et avec d’autres applications
  • La clarification du cadre juridique applicable en cas de dysfonctionnement
  • La généralisation des certificats de signature électronique
  • L’accompagnement des petites structures dans l’appropriation de ces outils

Sur tous ces points, des progrès restent à accomplir dans les prochaines années.

Vers une procédure dématérialisée de bout en bout ?

À terme, le profil d’acheteur pourrait devenir l’instrument d’une dématérialisation complète des procédures de passation, de la publicité de l’avis à la notification électronique des contrats signés, en passant par la soumission dématérialisée.

Cette perspective soulève encore certaines difficultés, et ne devrait pas conduire à négliger la nécessaire pédagogie et progressivité dans le processus de dématérialisation.

Le profil d’acheteur est au cœur de l’achat public modernisé. Les pouvoirs publics tentent de l’accompagner et en faciliter l’appropriation par tous les acteurs.

Conformité aux RGS, RGI et RGAA

Le référentiel général de sécurité (RGS) et le référentiel général d’interopérabilité (RGI) sont applicables au profil d’acheteur.

Le profil d’acheteur doit être accessible à tous, au sens de l’article 47 de la loi n° 2005-102 du 11 février 2005 pour l’égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées. Il doit ainsi respecter le Référentiel Général d’Accessibilité pour les Administrations (RGAA) Par exemple, pour les personnes mal voyantes, le site Internet doit utiliser de forts contrastes de couleurs. Le RGAA permet de rendre progressivement accessible les informations fournies par ces services pour les trois canaux du web, de la télévision et de la téléphonie.

Fonctionnalités d’un profil d’acheteur

A minima, le profil d’acheteur doit permettre de :

  • mettre en ligne des avis de publicité ou avis de marchés ;
  • mettre en ligne des DCE ;
  • recevoir des candidatures et des offres électroniques de manière sécurisée et confidentielle (et notamment recevoir et traiter les documents signés électroniquement);
  • gérer les échanges d’information entre le pouvoir adjudicateur et les opérateurs économiques pendant la procédure de passation de marché.

Cette énumération n’est pas limitative. Par exemple, l’acheteur peut aussi développer d’autres fonctionnalités comme :

  • une passerelle permettant de publier les avis au Bulletin Officiel d’Annonces des Marchés Publics (BOAMP) ou au Journal Officiel de l’Union Européenne (JOUE) ;
  • un système d’alerte électronique pour avertir automatiquement les entreprises de l’ouverture de nouvelles procédures de passation ;
  • un suivi de l’activité des entreprises : par exemple, un registre de retraits des DCE ;
  • un module d’auto-formation ou un guide pour les entreprises ;
  • un espace d’entrainement pour permettre aux entreprises de simuler des réponses en ligne ;
  • une application logicielle de signature pour signer des fichiers hors connexion ;
  • un système de messagerie : par exemple, pour notifier le marché ;
  • un espace privatif sur la « plateforme », réservé à chaque entreprise, pour héberger leur dossier administratif virtuel ;
  • un module permettant un archivage pérenne des procédures ;
  • un module permettant de mettre en oeuvre un système d’acquisition dynamique ou des enchères.

Profil d’acheteur (Guide « très pratique » de la dématérialisation pour les entreprises)

Source : Guide "très pratique" de la dématérialisation des marchés publics pour les opérateurs économiques

E 1. Qu’est-ce qu’un profil d’acheteur ?

C’est une plateforme de dématérialisation permettant notamment aux acheteurs de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique et de réceptionner les documents transmis par les candidats et les soumissionnaires.

E 2. A quoi sert le profil d’acheteur ?

Concrètement il s’agit d’une plateforme conçue pour effectuer en ligne l’ensemble des actions relevant des procédures de marchés publics. Il garantit la sécurité et l’intégrité des échanges par horodatage et permet une traçabilité de tous les échanges.

E 3. Quel est l’intérêt d’effectuer l’ensemble des actions via le profil d’acheteur ?

Le profil d’acheteur est l’outil central de dématérialisation des procédures de passation des marchés. Il permet notamment aux entreprises de prendre connaissance des avis de publicité, de consulter les documents de la consultation, de candidater, de transmettre une offre, d’échanger des documents et des informations avec les acheteurs. Les échanges courants durant la procédure de passation (questions/réponses, lettres de rejet, notification, etc.) peuvent être faits en utilisant le profil d’acheteur. Il peut aussi être utilisé après la passation du marché.

Le profil d’acheteur garantit la sécurité, la confidentialité, l’intégrité et la traçabilité des échanges. L’utilisation de la plateforme simplifie les tâches incombant à l’entreprise : une partie de ces tâches est automatisée, la procédure est sécurisée par l’utilisation de l’horodatage, du chiffrement.

E 4. Où trouver les profils d’acheteurs ?

Si vous connaissez l’administration dont vous voulez consulter le profil d’acheteur, le plus simple est de vous rendre sur son site général, en général à la rubrique « marchés publics ».

Sinon, un moteur de recherche vous sera indispensable pour identifier le site hébergeant le profil d’acheteur. Le nom de l’administration suivi de profil d’acheteur permet généralement de trouver rapidement la bonne URL.

E 5. Combien y a-t-il de profils d’acheteurs ?

Plusieurs milliers d’administrations disposent d’un profil d’acheteur car il est déjà obligatoire pour les marchés dont le besoin estimé est d’un montant égal ou supérieur à 90 000 € HT ; au 1er octobre 2018, le seuil passe à 25 000 € HT ( 40 000 € HT depuis le 01/01/20). Il y aura donc plus de profils d’acheteur.

Les administrations centrales de l’Etat disposent d’un profil d’acheteur unique : Place. Ce n’est pas le cas des autres administrations, bien que des profils mutualisés existent.

Vous postulez à un marché d’une administration d’Etat ?

Retrouvez les marchés sur : la Plateforme des Achats de l’Etat (PLACE).

Vous postulez à un marché d’un autre acheteur (collectivités, établissements publics locaux, personnes morales de droit privé soumises à la commande publique….) ?

Les acheteurs doivent préciser dans leurs avis de publicité, le profil d’acheteur sur lequel vous devrez répondre.

Quelques exemples de structures de mutualisation :

E 6. Dois-je m’identifier et m’authentifier sur les profils d’acheteurs ?

Si vous souhaitez seulement consulter les documents de la consultation, vous n’avez pas à vous identifier/authentifier pour accéder à ces documents, qui sont accessibles gratuitement et directement sur le profil d’acheteur. Toutefois, en vous identifiant, vous serez automatiquement informé des modifications éventuelles des documents ou informations.

Si vous souhaitez déposer une candidature ou une offre, vous devez vous identifier/authentifier.

E 7. Quelles sont les fonctionnalités minimales des  profils d’acheteurs ?

Le profil d’acheteur doit au minimum vous permettre d’effectuer les actions suivantes : consulter et télécharger les documents de la consultation, vous identifier et vous authentifier, déposer et conserver vos candidatures et vos offres, poser des questions et échanger avec les acheteurs.

Le service DUME est progressivement mis en œuvre sur les profils d’acheteur. L’utilisation du service DUME sur profil d’acheteur permettra de profiter de toutes les fonctionnalités du DUME, notamment de la mise en œuvre du principe du « Dites-le-nous-une-fois » grâce aux API disponibles sur les profils d’acheteur.

Le profil d’acheteur doit également offrir un service de messagerie afin de pouvoir échanger des documents ou poser des questions à l’acheteur. Ce service est similaire à un service de messagerie électronique classique. Il permet de publier les données essentielles des marchés passés par les acheteurs publics, très utiles pour les entreprises.

La liste de ces fonctionnalités minimales est fixée par l’arrêté du 14 avril 2017 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d’acheteurs.

E 10. Dois-je utiliser d’autres plateformes/sites ou puis-je déposer ma candidature et mon offre sur le profil d’acheteur et y effectuer l’intégralité des démarches ?

Le grand avantage des profils d’acheteurs est de permettre la remise entièrement dématérialisée des candidatures et des offres.

Les profils d’acheteur proposant le DUME vous évitent également de fournir les attestations et certificats qui seront automatiquement transmis à l’acheteur. Toutes les attestations et tous les certificats ne bénéficient pas encore de cette fonctionnalité.

Lorsque vous souhaitez joindre des documents trop volumineux pour être déposés sur le profil, si l’acheteur l’autorise, vous pouvez les déposer sur un espace de stockage électronique. Cet espace doit assurer l’intégrité des données et la confidentialité des candidatures, des offres et des demandes de participation et garantir que l’acheteur ne prend connaissance de leur contenu qu’à l’expiration du délai prévu pour leur présentation .

E 18. Que faire si je rencontre un problème sur le profil d’acheteur ?

S’il y a urgence (heure limite de remise des plis proche) contacter l’assistance si vous rencontrez un problème technique ou votre service informatique. Attention : l’assistance peut prendre du temps à vous répondre. Anticipez !

Si vous avez des questions pour l’acheteur et qu’il n’y a pas d’urgence, vous pouvez utiliser la messagerie proposée par le profil d’acheteur pour poser vos questions.

E 19. Comment apprendre à utiliser le profil d’acheteur ?

Les profils d’acheteur doivent proposer un « site-école » (site test, parfois appelé « bac à sable ») afin que vous puissiez vous entrainer et tester votre poste. Cette fonctionnalité permet l’appropriation des règles et des modalités de fonctionnement des plateformes.

E 11. Et si mon offre arrive après l’heure limite ?

Respectez les délais de remise des candidatures et des offres : sinon, vous risquez l’exclusion de la consultation ! N’attendez-donc pas la dernière minute, faites-le la veille et prévoyez le temps nécessaire pour que votre réponse soit reçue dans les délais (c’est l’heure de la fin du téléchargement qui compte), surtout si vos fichiers sont volumineux et votre réseau à faible débit. La date et l’heure limite sont fixées dans l’avis de publicité ou les documents de consultation. En cas de difficulté, le profil acheteur dispose obligatoirement d’un support. Toutefois il peut ne pas être en mesure de répondre immédiatement à votre sollicitation.

Il peut être prudent d’anticiper un problème en envoyant une copie de sauvegarde au moins la veille de la clôture de la consultation, car cette copie doit arriver elle aussi avant cette clôture.

E 15. Quelles vérifications faire avant de déposer mes plis ?

Assurez-vous que votre poste de travail répond aux prérequis techniques nécessaires. Les profils d’acheteurs doivent indiquer les conditions minimales que doit remplir votre poste pour répondre à une consultation. Consultez votre service informatique quelques jours en amont, par exemple lors d’une simulation de dépôt, afin de parer aux éventuelles difficultés avant la date limite de remise des plis.

N’oubliez pas de tester le dépôt d’une candidature et d’une offre. Les profils d’acheteurs proposent des espaces « bac à sable » qui permettent de répondre de façon factice à une consultation. Vous pourrez alors vérifier que votre poste permet l’envoi de votre candidature et de votre offre.

E 16. Quelle règle appliquer pour le nom des fichiers à envoyer ?

La dénomination des documents de votre candidature et de votre offre est importante : elle doit être la plus simple possible pour permettre à l’acheteur d’identifier le fichier sans devoir l’ouvrir. L’acheteur peut imposer des règles de nommage des fichiers. Vérifier ce que prévoient les documents de consultation.

E 17. Que faire si je me trouve dans une zone sans Internet (zone blanche) ou si mon débit est très limité ?

Les zones dites blanches, ni couvertes par le haut débit ni couvertes par la 4G, se réduisent de plus en plus. Parfois, la défaillance ou l’absence de haut débit peut être compensée par une liaison 4G. A défaut, vous devrez vous déplacer dans une zone couverte par internet.

Si vous ne disposez que d’un débit limité, il est recommandé d’anticiper le plus possible le dépôt du pli. Par ailleurs, il faut limiter l’envoi de fichiers lourds (pdf, photos, …) qui pourrait retarder l’arrivée complète du pli, voire le faire arriver après la clôture de la consultation, le rendant donc irrecevable.

Si votre entreprise est située en zone blanche, l’envoi d’une copie de sauvegarde s’avère une bonne précaution. Cette dernière peut être transmise sur support physique électronique (clé USB par exemple). Cette copie doit être placée dans un pli scellé comportant la mention «copie de sauvegarde» ainsi que l’intitulé de la consultation. Elle est envoyée par la Poste ou déposée en main propre chez l’acheteur, contre récépissé. Enfin, elle doit parvenir avant l’heure limite de remise des plis.

Textes

Arrêté du 22 mars 2019 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d’acheteurs – NOR: ECOM1831551A (annexe 7 du code de la commande publique).

Arrêté du 14 avril 2017 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d’acheteurs – NOR: ECFM1637253A.

Arrêté du 14 avril 2017 relatif aux données essentielles dans la commande publique – NOR: ECFM1637256A.