L’entreprise est-elle en capacité de répondre ? (Etape 2)
Vérifiez les points suivants :
- Disposez-vous d’un certificat de signature électronique ? (Si la signature électronique de pièces est exigée dès le dépôt des plis)
- Disposez-vous des capacités pour répondre au marché concerné ?
- L’acheteur n’a-t-il pas introduit des contraintes qui constituent un frein à la réponse ? (Go / No go)
L’entreprise dispose-t-elle d’un certificat de signature électronique ?
Si la signature électronique de certaines pièces est exigée dès la remise des plis, il faut vérifier :
1) Si vous disposez d’un certificat de signature électronique valide
Attention, tous les certificats ne conviennent pas.
Si vous devez en acheter un, il faut qu’il soit conforme au règlement EIDAS). Le standard EIDAS remplace le RGS (Référentiel Général de Sécurité) appelé à disparaitre.
Comptez environ 280 € HT pour un certificat de signature électronique (CSE) d’une validité de 3 ans.
- Il est généralement fourni sur une clé USB.
- Il est nominatif donc attaché à une personne physique qui représente généralement une société.
- Il doit être retiré sur place en « face à face ».
- Il est utilisable avec un code PIN comme la carte bleue.
En cas d’urgence, il est parfois possible de se procurer le certificat de signature le jour même de la demande.
Attention quand même au fournisseur, car tous les certificats ne se valent pas (notamment en matière d’assistance aux clients).
2) Si votre environnement informatique est conforme au prérequis techniques
- attention aux soucis avec les Mac-Intosh,
- attention également à la version de JAVA qui sera installée, c’est une importante source de soucis techniques.
3) Si vous êtes capable de transmettre une offre par voie électronique, ce qui n’est pas forcément évident.
La capacité à transmettre une offre par voie électronique peut s’avérer complexe. En raison de la nature informatique de cette démarche, l’absence totale de soucis techniques n’est jamais garantie à 100 %, y compris du côté de la plateforme de dématérialisation.
Il est important de noter que même des sociétés spécialisées en informatique, telles que les SSII ou les ESN, peuvent échouer dans la soumission de leurs offres en raison des aléas liés à la dématérialisation des marchés publics.
Ne transmettez pas votre offre le dernier jour.
L’entreprise dispose-t-elle des capacités pour répondre au marché concerné ?
L’acheteur public ne peut pas exiger n’importe quoi car la liste des documents et renseignements exigibles est réglementée par l’arrêté du 22 mars 2019 fixant la liste des renseignements et des documents pouvant être demandés aux candidats aux marchés publics ECOM1830221A.
- Chiffre d’affaires global du candidat et, le cas échéant, le chiffre d’affaires du domaine d’activité faisant l’objet du marché public, portant au maximum sur les trois derniers exercices disponibles.
- Déclarations appropriées de banques ou, le cas échéant, preuve d’une assurance des risques professionnels pertinents.
- Bilans ou extraits de bilan, concernant les trois dernières années.
- Références clients. Liste des travaux exécutés au cours des cinq dernières années, assortie d’attestations de bonne exécution pour les travaux les plus importants ou liste des principales livraisons effectuées ou des principaux services fournis au cours des trois dernières années.
- Moyens humains (CV, qualifications, expérience, références, …)
- Moyens matériels.
- Indication des titres d’études et professionnels du candidat ou des cadres de l’entreprise.
- Indication des mesures de gestion environnementale.
- Qualifications (Qualibat, Qualiopi, Qualipaysage, Qualipropre, …) et/ou certifications.
- Échantillons, descriptions ou photographies des fournitures.
- Autres éléments pertinents.
L’acheteur n’a-t-il pas introduit des contraintes qui constituent un frein à la réponse ? (Go / No go)
Avant de s’engager dans la rédaction d’une offre pour un marché public, il est essentiel d’analyser en profondeur le cahier des charges pour détecter d’éventuels freins à la réponse.
Cette étape, souvent négligée, peut vous faire économiser un temps précieux et vous éviter de vous lancer dans une démarche vouée à l’échec.
Examinons comment procéder à cette analyse critique.
Les contraintes qui constituent des freins potentiels
Spécifications techniques orientées
L’un des indices les plus flagrants est la présence de spécifications techniques qui semblent taillées sur mesure pour un concurrent spécifique. Par exemple :
- Exigence d’une technologie très spécifique que seul un fournisseur maîtrise
- Demande de certifications rares ou de brevets particuliers
- Référence à des normes inhabituelles dans votre secteur
Exemple concret : Dans un marché de fourniture de logiciels, l’acheteur demande une compatibilité avec un système propriétaire peu répandu. Cette exigence pourrait favoriser le fournisseur actuel de l’acheteur.
Autres indices à surveiller
Au-delà des spécifications techniques, d’autres éléments peuvent constituer des freins significatifs à votre participation.
Soyez particulièrement attentif aux délais irréalistes, qu’il s’agisse d’un temps de réponse très court ou d’un calendrier d’exécution incompatible avec vos capacités.
Les exigences financières disproportionnées, telles qu’un chiffre d’affaires minimum très élevé ou des garanties financières excessives, peuvent également être rédhibitoires.
Méfiez-vous des critères de sélection déséquilibrés, notamment une surpondération d’un critère qui vous désavantage ou une sous-pondération de vos points forts.
Les conditions d’exécution contraignantes, comme des pénalités excessives ou des clauses de résiliation déséquilibrées, méritent une attention particulière.
Enfin, soyez vigilant quant aux exigences de moyens humains ou matériels spécifiques, qui pourraient nécessiter des investissements lourds ou la mobilisation de profils rares pour un seul marché.
Apprenez à « lire entre les lignes »
Détecter ces freins nécessite une lecture attentive et critique du dossier de consultation.
Pour affiner votre analyse, commencez par comparer avec d’autres marchés similaires afin de déterminer si les exigences sont standard ou inhabituellement restrictives.
N’hésitez pas à analyser l’historique de l’acheteur pour vérifier s’il a déjà travaillé avec un concurrent et si les spécifications ressemblent à leurs solutions.
Prenez le temps d’évaluer le contexte global, y compris les enjeux politiques ou stratégiques qui pourraient influencer le choix de l’acheteur.
N’hésitez pas à consulter votre réseau professionnel pour savoir si d’autres entreprises ont repéré des éléments suspects.
Enfin, utilisez judicieusement la phase de questions pour tester la flexibilité de l’acheteur sur certains points critiques.
Etape 1 : Comment contacter les acheteurs publics ?
Etape 3 : Poser des questions pertinentes et vérifier ses engagements.