Mémoire technique : le danger des modèles et des documents types

Le mémoire technique, ou note méthodologique, est un document décisif dans une réponse à un marché public ou privé.

Il est exigé par le maitre d’ouvrage des soumissionnaires à un marché public, à l’appui de leur offre technique, pour juger la valeur technique de l’offre.

Il est fondamental dans des domaines d’activité comme le bâtiment et des travaux publics, ainsi que dans le gardiennage, le nettoyage des locaux, la formation professionnelle et d’autres domaines connexes.

Cet article présente le rôle essentiel de ce document dans les offres de marché public et met en évidence les erreurs à éviter pour maximiser vos chances de succès.

Qu’est-ce qu’un mémoire technique ?

Le mémoire technique, attendu par les acheteurs publics, est un document qui constitue une réponse détaillée aux exigences techniques et organisationnelles des travaux ou des prestations décrites dans le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP).

Contrairement à une simple plaquette publicitaire, il doit être spécifique à chaque marché, démontrant la valeur ajoutée de l’entreprise.

Personnalisation du document et éviter les pièges

Exemple et mémoires techniques types : Clap de fin !

Bien sûr les acheteurs n’ont pas attendu les décisions des tribunaux pour sanctionner les documents génériques via des notes dégradées en conséquence.

Par contre, les acheteurs risquent de s’en donner à coeur joie pour sanctionner des documents standardisés sans valeur ajoutée.

En effet, il faut souligner l’importance de la personnalisation du mémoire technique en fonction des besoins spécifiques de l’acheteur et du marché.

Les acheteurs notant la qualité des offres techniques produites, l’utilisation par les entreprisesde modèles génériques est à bannir absolument, car elle va généralement entraîner le rejet de l’offre soit pour irrégularité soit via une notation décevante.

Jurisprudence du tribunal administratif (TA Paris, 5 janvier 2023, n° 2328772)

Une récente jurisprudence du tribunal administratif de Paris (TA Paris, 5 janvier 2023, n° 2328772) souligne la nécessité d’éviter les offres techniques génériques dépourvues de valeur ajoutée.

Le tribunal de Paris a validé la décision d’un acheteur de déclarer une offre irrégulière entrainant son rejet en raison de la fourniture d’un mémoire technique trop général et donc insuffisamment précis et spécifique au regard des besoins du marché.

Concrètement, pour les entreprises, ceci signifie que les maitres d’ouvrage, disposent désormais d’une base juridique pour justifier le rejet de mémoires calqués sur des exemples et autres documents types transmis par les entreprises.

Entreprises : privilégiez la qualité plutôt que les exemples et autres documents types !

Aussi, il est évident que les entreprises doivent privilégier des mémoires techniques de qualité plutôt que des exemples de documents types inadaptés aux offres.

Dans ce dernier cas, l’entreprise s’expose à une note décevante et c’est d’ailleurs ce que les soumissionnaires constatent de manière récurrente.

Répondre aux critères d’évaluation : un impératif incontournable

Importance du critère de la valeur technique

Les critères de choix des offres, sont pondérés en tenant compte notamment de la valeur technique (en points ou en pourcentages) et du prix, mais aussi d’autres critères éventuels.

Voir Article R2152-7 du Code de la commande publique

• Exemple : Prix (40%) et valeur technique (60%)

La valeur technique est souvent décomposée en sous critères affectés ou non d’une pondération.

En principe, la valeur technique est jugée sur la qualité du mémoire technique

Dans de nombreux marchés, la valeur technique prévaut sur le prix.

Cette hiérarchie est d’autant plus vraie que le critère de la valeur technique est beaucoup plus subjectif que le prix, sachant que ce dernier se détermine parfois par une note calculée via une formule mathématique.

L’utilisation d’une formule fait partie de la méthode de notation à ne pas confondre avec les sous-critères.

L’acheteur n’a pas l’obligation d’annoncer la méthode de notation.

Le mémoire technique, pesant fréquemment lourd dans l’évaluation, il doit par conséquent être rédigé de manière claire, précise et adaptée aux exigences du marché.

Donc si l’entreprise se contente d’utiliser un document type en essayant de l’adapter, le risque de rejet est très important. par ailleurs essayer d’adapter un « exemple » ou autre « modèle » générique exclu toute valeur ajoutée à la réponse.

Critères d’attribution selon l’article R2152-7 du code de la commande publique

Création Décret n°2018-1075 du 3 décembre 2018 – art.

Pour attribuer le marché au soumissionnaire ou, le cas échéant, aux soumissionnaires qui ont présenté l’offre économiquement la plus avantageuse, l’acheteur se fonde :

1° Soit sur un critère unique qui peut être :

a) Le prix, à condition que le marché ait pour seul objet l’achat de services ou de fournitures standardisés dont la qualité est insusceptible de variation d’un opérateur économique à l’autre ;

b) Le coût, déterminé selon une approche globale qui peut être fondée sur le coût du cycle de vie défini à l’article R. 2152-9 ;

2° Soit sur une pluralité de critères non-discriminatoires et liés à l’objet du marché ou à ses conditions d’exécution, parmi lesquels figure le critère du prix ou du coût et un ou plusieurs autres critères comprenant des aspects qualitatifs, environnementaux ou sociaux. Il peut s’agir des critères suivants :

a) La qualité, y compris la valeur technique et les caractéristiques esthétiques ou fonctionnelles, l’accessibilité, l’apprentissage, la diversité, les conditions de production et de commercialisation, la garantie de la rémunération équitable des producteurs, le caractère innovant, les performances en matière de protection de l’environnement, de développement des approvisionnements directs de produits de l’agriculture, d’insertion professionnelle des publics en difficulté, la biodiversité, le bien-être animal ;

b) Les délais d’exécution, les conditions de livraison, le service après-vente et l’assistance technique, la sécurité des approvisionnements, l’interopérabilité et les caractéristiques opérationnelles ;

c) L’organisation, les qualifications et l’expérience du personnel assigné à l’exécution du marché lorsque la qualité du personnel assigné peut avoir une influence significative sur le niveau d’exécution du marché.

D’autres critères peuvent être pris en compte s’ils sont justifiés par l’objet du marché ou ses conditions d’exécution.

Les critères d’attribution retenus doivent pouvoir être appliqués tant aux variantes qu’aux offres de base.

Éviter les erreurs courantes constatées par les acheteurs chargés de la notation

Les erreurs courantes à éviter lors de la rédaction du mémoire technique sont principalement :

• Le caractère générique du mémoire justificatif. Cette situation est très courante vu que de nombreuses entreprises s’inspirent de « modèles » de documents ou d’exemple qui n’ont aucune valeur ajoutée par définition. De plus, l’acheteur constate très rapidement si le document est issu d’un document-type, ce qui a le plus mauvais effet avec ses conséquences sur la note de la valeur technique.
• Les copier-coller réalisés sans véritable adaptation.
• La paraphrase du CCTP.
• Le non-respect des exigences formelles comme le nombre de pages maximal à respecter.

En cas de non-conformité, l’offre risque d’être déclarée irrégulière, mettant en péril la participation de l’entreprise au marché.

Rappelons enfin, qu’en principe, chaque lot nécessite un mémoire technique distinct pour répondre aux attentes spécifiques.

En conclusion, la rédaction d’un mémoire technique efficace est un exercice stratégique qui fait la différence dans l’obtention d’un marché public.

La personnalisation, la clarté et la conformité aux exigences du dossier de consultation sont les clés du succès dans cet aspect essentiel du processus d’appel d’offres.